En un proceso de planificación típico, donde todos los pasos se dan, ¿por qué no se llega a alcanzar los objetivos previstos?
Existen en el mundo de la planificación muchas metodologías, que brindan soluciones y han dado lugar a extensos y atractivos documentos que lamentablemente, en muchos de los casos, son encarpetados.

La labor de planificación consiste principalmente en:
Formular una visión que sea compartida por toda la organización (Visión)
Desarrollar un análisis crítico y objetivo del estado de situación de la organización y de su entorno (Diagnóstico).
Diseñar alternativas o estrategias en base al Diagnóstico para alcanzar la visión deseada (Estrategias).
En base a estas estrategias, definir objetivos que acompañan a alcanzar la nueva visión (Plan Estratégico).

Diseñar actividades entre iniciativas y operaciones de mantenimiento (Plan Operativo).
Definir un presupuesto que permita ejecutar el Plan Estratégico y Plan Operativo.
Establecer variables críticas de éxito dentro de la organización y fuera de ella.
Identificar actores claves para el desarrollo de los planes.
El proceso de planificación no solo debe verse como una ciencia administrativa sino como instrumento de motivación de intereses hacia un objetivo o visión común.
Administrar los intereses individuales y grupales hacia una visión integradora es el mayor reto que tienen las unidades de planificación.
Las grandes transformaciones que hoy en día realizan las organizaciones responden a una visión motivadora y a un liderazgo que se desarrolla en todos los niveles de la organización.

RECURSOS DEL ESTADO AL SERVICIO DEL CIUDADANO
El presupuesto por resultados

Martín Baras Arroyo
Economista Especialista en Planificación y Organización.

La implementación del Presupuesto por Resultados es uno de los esfuerzos que el gobierno viene realizando con el propósito de acelerar la modernización del Estado peruano. Tiene como finalidad garantizar que los recursos del tesoro público sean asignados en forma más eficiente y eficaz, para alcanzar los objetivos que las instituciones estatales han previsto.

Dado que existe un concepto de financiamiento público implícito, hay que canalizar los recursos en forma directa a cada objetivo, para obtener resultados positivos.
La forma tradicional en que se ha administrado las organizaciones públicas ha ocasionado que se presenten las siguientes características:

- Los funcionarios deben aplicar las reglas y procedimientos en forma estricta, existe poca capacidad de discrecionalidad, lo importante son las normas, independientemente que tengan impacto en los servicios.
- Las organizaciones se gobiernan en forma centralizada, donde existe poco margen de maniobra para las unidades desconcentradas. Desde la central se brinda el apoyo logístico, financiero, recursos humanos, informáticos, entre otros.
- Los colaboradores públicos están inmersos en una cultura orientada básicamente al cumplimiento de funciones y directrices de política. El desarrollo de sus competencias y su esfuerzo se enmarca dentro de este ámbito.
- Existe un carente contacto con los usuarios de los servicios, por lo tanto, los esfuerzos poco se orientan a atender las demandas, por lo que los esfuerzos no necesariamente serían redituables en la carrera pública.

Las organizaciones públicas con estas características no garantizan que los recursos del Estado se estén asignando eficientemente, ni se esté atendiendo en forma satisfactoria al ciudadano.

Lo positivo es que las actuales organizaciones públicas han venido creciendo hacia una gestión moderna.
Sin embargo, todavía queda camino por recorrer y por ello la implementación con éxito del Sistema de Presupuesto por Resultado va a afianzar el camino hacia un sector público más efectivo.

El éxito va depender de cómo se correlacione con los sistemas de evaluación, la línea de carrera y los sistemas de compensaciones del colaborador público, pues hay que integrar las expectativas de la fuerza laboral en este nuevo modelo.
Por otro lado, también es importante que los estilos de dirección se orienten hacia una mayor participación y empoderamiento en todos los niveles de la organización, en base a una mayor descentralización de las decisiones y delegando responsabilidades mediante eficientes sistemas de control.
http://www.gestionpublicaperu.com/temasinteres.php?ide=13

EL ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN EN EL SECTOR PÚBLICO

Reforma del servicio civil

Debemos considerar la reforma del servicio civil en sus actuales etapas como mero preludio a una reforma administrativa más completa. Hoy estamos rectificando los métodos para hacer nombramientos; debernos seguir adelante para ajustar mejor las funciones ejecutivas y para prescribir mejores métodos de organización. y. acción ejecutivas. Por ello, la reforma del servicio civil sólo es una preparación moral para lo que ha de seguir. La reforma está aclarando la atmósfera moral de la vida oficial al establecer la santidad del cargo público como un depósito de la confianza pública y, al hacer que el servicio esté libre de partidismos, está abriendo el camino para realizarlo de manera objetiva. El Estudio de la Administración. Woodrow Wilson

El Estado se pondrá al servicio de todos los peruanos. El Gobierno peruano promulgó cuatro decretos legislativos que buscan alcanzar el máximo desarrollo y desempeño de la función pública. En ese sentido, las normas aprueban la creación de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, un Cuerpo de Gerentes Públicos, la capacitación y rendimiento para el sector público, y un régimen especial facultativo para gobiernos regionales y locales que deseen implementar procesos de modernización institucional integral.
El primer decreto legislativo crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil como organismo técnico especializado, rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos del Estado, que se encargará de contribuir a la mejora continua de la administración del Estado a través del fortalecimiento del servicio civil. Según la norma, este sistema comprende la planificación de políticas de recursos humanos, la organización del trabajo y su distribución, la gestión del empleo, la gestión del rendimiento, la gestión de la compensación, la gestión del desarrollo y la capacitación, la gestión de las relaciones humanas y la resolución de controversias. La Autoridad Nacional del Servicio Civil como Organismo Técnico Especializado estará adscrita a la Presidencia del Consejo de Ministros y su máxima autoridad será el Consejo Directivo. Esta Autoridad Nacional será el organismo rector que se encargará de gestionar al Cuerpo de Gerentes, además de organizar la capacitación, desarrollar el sistema de evaluación y fortalecer las oficinas de recursos humanos para que asuman responsabilidad. Fuente Relacionada.

La pregunta es cómo nuestra serie de gobiernos dentro de gobiernos se debe administrar de tal modo que siempre vaya en interés del funcionario público servir bien no sólo á su superior, sino también a la comunidad, con los mejores esfuerzos de su talento y el mejor servicio de su conciencia. ¿Cómo prestará ese servicio de modo que satisfaga su interés más prosaico de contribuir abundantemente a su mantenimiento, a su interés más caro fomentando su ambición, y a su interés más elevado favoreciendo su honor y estableciendo su reputación? ¿Y cómo se hará esto tanto para la parte local como para el todo nacional? El Estudio de la Administración. Woodrow Wilson

CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA La Burocracia.Max Weber

Existe el principio de áreas jurisdiccionales fijas y oficiales, generalmente ordenadas por reglas; es decir, por leyes o por regulaciones administrativas

Las actividades regulares requeridas para los propósitos de una estructura burocráticamente gobernada se distribuyen de manera fija, como deberes oficiales.
La autoridad de dar las órdenes necesarias para el cumplimiento de estos deberes se distribuye de manera estable y queda estrictamente delimitada por reglas sobre los medios coercitivos, físicos, sacerdotales o de cualquier otra índole que pueden ponerse a disposición de los funcionarios.

Se aplican recursos metódicos para el cumplimiento regular y continuo de estos deberes y para el ejercicio de los derechos correspondientes; sólo obtendrán empleo quienes hayan cumplido con los requisitos establecidos en general
El gobierno público y legítimo, estos tres elementos constituyen la "autoridad burocrática". En el dominio económico privado: constituyen la "administración" burocrática. Así interpretada, la burocracia se ha desarrollado plenamente en las comunidades políticas y eclesiáticas sólo en el Estado moderno; y en la economía privada, sólo en las instituciones más avanzadas de capitalismo. Una autoridad permanente y pública en las oficinas, con jurisdicción fija, no es la regla histórica sino, más bien, la excepción.

Objetivos

• Identificar los procesos y determinar la secuencia e interacción de éstos para el diseño.
• Documentar lo procesos de forma que permita describir los criterios, los métodos y los recursos que sean necesarios para asegurar la operación y el control de los procesos eficaces,
• Implementar mecanismos de seguimiento y o medición para la eficacia de los procesos.
• Analizar los datos provenientes de los mecanismos de seguimiento y/o medición para gerenciar la toma de decisiones y acciones de mejora.
• Mejorar los procesos a través de la aplicación de un modelo sistemático y de las auditorias en los procesos.

¿Qué es un proceso?

Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan en sí para transformar un insumo en un producto. RICHARD Y. CHANG
Mejora Continua de los Procesos Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. ISO 9000:2005 Conceptos y vocabularios.
Casi todo lo que usted hace en su vida personal y profesional cotidiana es un proceso. Por ejemplo es posible que usted deba:

• Preparar una taza de café
• Ingresar datos en su computador
• Recoger información para un informe de trabajo

Los procesos ya existen dentro de la organización y el enfoque inicial debería limitarse a identificarlos y gestionarlos de la manera más apropiada. La Norma ISO 9001:2000 requiere que todos los procesos "necesarios para el sistema de gestión de la calidad" se gestionen según el apartado 4.1 Requisitos generales.

No hay un "catálogo" o una lista de los procesos que deben documentarse. Cada organización debería determinar qué procesos deben documentarse en función de los requisitos de su cliente y de los legales o reglamentarios aplicables, de la naturaleza de sus actividades y de su estrategia corporativa global.

Al determinar qué procesos deberían documentarse la organización podría considerar factores tales como: el efecto sobre la calidad, el riesgo de insatisfacción del cliente, los requisitos legales y reglamentarios, el riesgo económico, la eficacia y eficiencia la competencia del personal y la complejidad de los procesos. Cuando sea necesario documentar los procesos, pueden usarse diferentes medios, tales como las representaciones gráficas, las instrucciones escritas, las listas de verificación, los diagramas de flujo, los medios visuales o los medios electrónicos. El documento ISO/TC 176/SC2/N525R proporciona orientaciones adicionales sobre los requisitos de la documentación de la Norma ISO 9001:2000.Fuente Relacionada.

El levantamiento de los procesos de la organización implica la consideración de aspectos tales como la comprensión y cumplimiento de los requisitos institucionales, el análisis de los procesos en términos del valor que aportan al logro de los objetivos de la organización y el establecimiento de sus secuencias y sus interrelaciones.Fuente Relacionada