Los procesos ya existen dentro de la organización y el enfoque inicial debería limitarse a identificarlos y gestionarlos de la manera más apropiada. La Norma ISO 9001:2000 requiere que todos los procesos "necesarios para el sistema de gestión de la calidad" se gestionen según el apartado 4.1 Requisitos generales.

No hay un "catálogo" o una lista de los procesos que deben documentarse. Cada organización debería determinar qué procesos deben documentarse en función de los requisitos de su cliente y de los legales o reglamentarios aplicables, de la naturaleza de sus actividades y de su estrategia corporativa global.

Al determinar qué procesos deberían documentarse la organización podría considerar factores tales como: el efecto sobre la calidad, el riesgo de insatisfacción del cliente, los requisitos legales y reglamentarios, el riesgo económico, la eficacia y eficiencia la competencia del personal y la complejidad de los procesos. Cuando sea necesario documentar los procesos, pueden usarse diferentes medios, tales como las representaciones gráficas, las instrucciones escritas, las listas de verificación, los diagramas de flujo, los medios visuales o los medios electrónicos. El documento ISO/TC 176/SC2/N525R proporciona orientaciones adicionales sobre los requisitos de la documentación de la Norma ISO 9001:2000.Fuente Relacionada.

El levantamiento de los procesos de la organización implica la consideración de aspectos tales como la comprensión y cumplimiento de los requisitos institucionales, el análisis de los procesos en términos del valor que aportan al logro de los objetivos de la organización y el establecimiento de sus secuencias y sus interrelaciones.Fuente Relacionada

Identificación de los procesos

• ¿Cuáles son los procesos necesarios para la gestión eficaz de la entidad?
• ¿Quiénes son los clientes de cada proceso (internos y externos)?
• ¿Cuáles son los requisitos (necesidades y expectativas de estos
• clientes?
• ¿Quién es el “dueño” del proceso? ¿Se contrata externamente alguno de estos procesos?
• ¿Se contrata externamente alguno de estos procesos?
• ¿Cuáles son los elementos de entrada y los resultados de cada proceso?. Fuente Relacionada

Identificación de los elementos de entrada ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PROCESO?

• Requisitos de clientes internos y externos (necesidades y expectativas).
• Resultados de otros procesos.
• Normatividad y reglamentación legal.

Dada su importancia central dentro del modelo ISO 9000, cabe destacar que el enfoque basado en procesos significa que la organización debe realizar la identificación y gestión sistemática de los procesos empleados, de las interacciones entre los mismos y de sus implicaciones en términos de gestión. Los “elementos de entrada” del proceso estarán constituidos fundamentalmente por la percepción de los requisitos de los clientes (y de otras partes interesadas) y los resultados deberán ser evaluados a partir de información relativa a la percepción de los mismos sobre el cumplimiento de sus necesidades y expectativas.Fuente Relacionada

¿COMO DETERMINAR LA SECUENCIAS DE LAS ACTIVIDADES?

• Identificar donde inicia y donde termina el proceso.
• Considerar los elementos de entrada que “gatillan” el inicio de un proceso.
• Considerar las actividades que producen el resultado o el producto, es decir la salida del proceso.
• Aplicar la técnica del diagrama de bloques.
• Redactar en un máximo de 3 palabras por bloque.

En el Alcance del Proceso se establece con donde inicia y donde termina el proceso, además de cual es el alcance de su aplicación. Por ejemplo ¿Dónde inicia y donde termina el proceso? Este proceso inicia con la planeación de los empleos actividad en la que se establece la necesidad y termina con el candidato seleccionado y capacitado, esto es una vez recibida la inducción en el puesto de trabajo existe para que los demás procesos puedan contar con personal idóneo y suficiente para desarrollar sus tareas. Fuente Relacionada

Especificación de las salidas del proceso ¿QUE CARACTERIZA LA SALIDA DE UN PROCESO?

• Cumplen los requisitos acordados con el cliente.
• El dueño del proceso es el responsable de liberar el producto.
• La liberación se efectúa en base a criterios establecidos.

Las salidas son el producto, servicio, información, directriz, etc.; que es generado como resultado de la ejecución de los subproceso o etapas del proceso. Solo se consideraran salidas aquellas en las que el usuario sea externo al proceso analizado.